Arbetsordning för styrelse och funktionärer i BFR Revidering 2021-03-04 av arbetsordning.
Etik för styrelsearbete
Ledamöter i styrelsen utövar ett viktigt värn. Styrelseledamöter ställs ibland inför motstridiga krav och lojalitetskonflikter. Det finns därför behov av att diskutera etiska frågor och utveckla en etisk plattform för styrelsen. De etiska principerna är i första hand avsedda att vägleda och tjäna som stöd vid ställningstaganden inom styrelsen. De ska också stimulera till diskussion om styrelseetik. Härigenom stärks styrelsen och en stabil grund skapas för ett reflekterat och medvetet handlande i situationer som fodrar etiskt ställningstagande när uppdraget och medlemmarna ställer olika krav på ledamoten.
Ledamot förbinder sig till att:
- Ta ansvar för rasen och stödja dess utveckling.
- Alltid bemöta medlemmarna med respekt för deras person och integritet samt verka för att upprätthålla förtroendefulla relationer med medlemmarna och klubben.
- Vara varsam med information och inte vidarebefordra information som mottagits som styrelseledamot.
- Ledamoten ska på alla sätt använda sitt kunnande till att höja kvalitén inom klubben. –
- Ledamot ska värna om klubben och rasen, självständigt och tillsammans med andra, skapa de bästa förutsättningarna för rasens fortsatta existens.
Styrelseuppdraget formuleras i klubbens stadgar och styrelseförtroendet bygger på medlemmarnas tillit samt fodrar ett stort ansvar av ledamoten.
Regler för styrelse och funktionärer vid privata utlägg
Vid representation eller styrelsearbete i föreningen som genererar privata kostnader så ska föreningen ersätta dessa för utövaren. Vid resor där styrelsemedlemmen eller funktionären utövar någon typ av aktivitet (utställning, agility, rallylydnad osv.) i samband med uppdraget utgår reseersättning. Vid ersättning ska kvitto för utlägg redovisas och körjournal vid resor. Uppdraget skall vara sanktionerat av styrelsen. Styrelsen fattar alltid beslut i det enskilda ärendet om ersättning ska utgå.
Arbetsordning för styrelse
För SKK och SDHK och dess medlemsorganisationer gäller det gemensamma målet att skapa bästa möjliga förutsättningar för hunden, hundägaren och hundägandet genom:
– Att väcka intresse för och främja avel av mentalt och fysiskt sunda och exteriört fullgoda hundar.
– Att informera och ge kunskap om hundens fostran, utbildning och vård.
– Att bevaka och arbeta med frågor, som har ett betydande allmänt intresse för hundägaren och hundägandet.
Styrelsen leder klubbens verksamhet. Styrelsen sammanträder på kallelse från klubbens ordförande eller när majoritet av styrelsemedlemmarna begär det.
I sitt arbete skall styrelsen:
– Utgöra förbindelselänk mellan klubbens medlemmar och specialklubben.
– Verkställa beslut som fattas av årsmötet.
– Bedriva medlemsrekrytering och medlemsvård.
– Förbereda ärenden som ska behandlas inom klubben.
– Upprätta berättelse över klubbens verksamhet.
– Upprätta verksamhetsplan och budget.
– Bestämma tid och plats för möten inom klubben och utfärda kallelse till dessa.
– Föra medlemsregister, kassabok och protokollsbok.
– Vid behov tillsätta kommittéer och arbetsgrupper.
– Sträva efter att fördela arbetsuppgifterna inom styrelsen.
– Vid behov utse ansvariga för olika grenar av verksamheten, samt stödja dem i deras arbete.
– Vid behov utse representanter till olika samarbetsorgan.
– Vid behov utse utbildningsansvarig.
– Vid behov utse informationsansvarig.
– Skapa löpande ärenden.Beslutar om tidningens budget, annonspriser.
– I övrigt leda klubbens verksamhet i enighet med stadgarna och sunt förnuft.
– Styrelsens ledamöter bör följa klubbens rekommendationer och förgå med gott exempel.
Klubbens ordförande har till uppgift att:
– Stimulera till arbete i enlighet med klubbens stadgar och arbetsförordning för klubbstyrelse.
– Föra klubbens talan.
– I samarbete med sekreteraren kalla till allmänna medlemsmöten och årsmöten.
– Samordna och fördela arbetet inom styrelsen.
– Kalla till, upprätta dagordning för och leda styrelsens sammanträden.
– Justera styrelsens protokoll.
– Tillsammans med övriga styrelseledamöter upprätta förslag till verksamhetsplan.
– Ansvara för budgetarbetet tillsammans med kassören och vice ordförande.
– I samråd med övriga styrelseledamöter upprätta förslag till verksamhetsberättelse.
– Hålla vice ordförande väl informerad om styrelsens arbete.
– Fortlöpande hålla kontakt med ordinarie styrelseledamöter och suppleanter och sätta sig in i deras arbete.
– Förnya ansvarig utgivare samt utgivningsbevis hos patent och registreringsverket (var 10:e år).
– Ändra Firmatecknare hos banken för konto samt bankgiro.
– Agera som ansvarig utgivare för Bichon Bladet samt hemsida.
– Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger ordförande.
– Vara revisorerna behjälpliga vid granskning av kubbens ekonomiska resultat.
Vice ordförande har till uppgift att:
– Ersätta ordförande vid dennes förfall. I allmänhet gäller det uppdraget att leda styrelsens sammanträden de gånger ordförande inte har möjlighet att närvara.
– Om ordförande avgår under en mandatperiod får vice ordförande hoppa in och fullfölja uppdraget, åtminstone intill dess att ordinarie årsmöte eller extra sammankallat årsmöte valt ny ordförande.
– Verkställer övriga beslut som styrelsen ålagt vice ordföranden.
Kassören har till uppgift att:
– Tillsammans med ordföranden vara firmatecknare för BFR.
– Anmäla adressändring av BFR:s adress till Skattemyndigheten och Patent och registreringsverket.
– Bevaka tillsammans med ordförande när tidsbegränsade anstånd/tillstånd från myndigheter löper ut. (Befrielse från att deklarera, tillstånd för periodisk tidskrift)
– Bevaka förändringar i skatte- och deklarationslagstiftningen för föreningar.
– Lämna inkomstuppgift på utbetalda arvoden.
– Upprätta föreningens inkomstdeklaration och i förekommande fall inlämna arbetsgivaravgift.
– Bokföra alla kostnader och intäkter.
– Granska och betala inkomna räkningar och fakturor.
– Skicka påminnelser i slutet av året till de som annonserar på listorna, t ex uppfödarlista, klipplista mm (kan delegeras).
– Stämma av konton.
– Meddela valphänvisaren, webbredaktör, tidningsredaktör och stamboksansvarig när betalning avseende varor eller tjänster inom respektive verksamhet kommit in på BFR:s postgirokonto.
– Betala anmälningsavgifter/deltagaravgifter till av styrelsen beslutade evenemang.
– Bevaka sista betalningsdag för betalning av avgiften för BFR:s webbhotell.
– Vid behov förskottera medel enligt styrelsens anvisning till utställningskommittén för BFR specialen.
– Inför specialen kontrollera att medlemsavgiften är betald för ägare till anmäld hund. Stäm av rasklubbens bankgiro mot anmälda hundar enligt anmälningslistan. Specificera sponsorer och annonsörer för införande i utställningskatalogen.
– Medverka vid upprättande av budgetförslag till styrelsen.
– Lämna kassarapport och budgetavstämning samt dagsaktuellt saldo (daterad utskriftskopia) på föreningens tillgångar vid styrelsens sammanträden.
– Tillsammans med Ordförande göra årsbokslut.
– Överlämna verifikat, bokföring och verksamhetsberättelse till revisorerna senast 6 veckor före årsmötet.
– Ansvara för kopia av resultat- och balansräkning, verksamhetsrapport och revisionsberättelse, skickas till sekreteraren för att ingå årsmöteshandlingarna.
– Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger kassören.
– Vara revisorerna behjälpliga vid granskning av klubbens ekonomiska resultat
Medlemsansvarig har till uppgift att:
– Fortlöpande uppdatera medlemsregistret.
– Mejla en kopia av registret varje kvartal till ordföranden, avelskommittén, valphänvisaren samt sekreterare.
– Mejla en kopia av registret till SDHKs utställningsansvarige vid sista anmälningsdag till SDHKs utställningar.
– På begäran eller vid årsskifte skicka en kopia av registret till valberedningen.
– Senast den 15 januari lämna uppgift till SDHK på antalet medlemmar samt familjemedlemmar i BFR den 31/12 föregående år som debiteringsunderlag för medlemsavgift samt beräknande av antalet delegater till SDHKs fullmäktige.
– Skicka välkomstbrev samt skötselråd till nya medlemmar.
-Skicka inbjudan att bli medlem till nya ägare av vår ras enligt uppgift från SKK.
-Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger medlemsansvarig.
– Ansvara för att pliktexemplar av klubbens trycksaker kommer de sju universitetsbiblioteken tillhanda.
– Meddela webmaster om kennellänkar samt medlemslänkar som ska läggas ut på hemsidan efter fullgjord betalning.
Sekreteraren har till uppgift att:
– Ansvara för att SDHK och SKK har en uppdaterad adressförteckning över föreningens funktionärer.
-Ansvara för att SDHK får ett aktuellt medlemsantal tillhanda inom föregående fullmäktige.
– Föra protokoll vid klubbens sammanträden.
– Ansvara för att protokollet justeras av klubbens ordförande och därtill utsedd justerare.
– Översända kopior av klubbens protokoll till klubbens ordinarie revisorer, sammankallande i valberedningen (hela), SDHK och övriga som enligt styrelsens beslut ska ha protokollet.
– Så snart som möjligt vidarebefordra inkommande post och övriga handlingar som kommer till klubben till ordförande och övriga styrelseledamöter.
– Bereda de ärenden som ska avhandlas vid styrelsens sammanträden och vara föredragande, såvida detta ej tillkommer annan i styrelsen.
– I samråd med ordförande sköta klubbens korrespondens.
– I samarbete med ordförande kalla till allmänna medlemsmöten och till klubbens årsmöte.
– I god tid översända kallelser, dagordning och beslutsunderlag till styrelsens sammanträden (kan delegeras)
– Anskaffa lokal för sammanträden och möten.
– Ansvara för förvaring och arkivering av klubbens handlingar (kan delegeras).
– Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger sekreteraren.
Övrig ledamot har till uppgift att:
– Verkställa beslut som styrelsen ålägger ledamoten.
Suppleant har till uppgift att:
– Ersätta ledamot i styrelsen då denna är förhindrad att delta vid sammanträde.
Suppleanter är bara ansvariga för beslut som fattats då de ersatt ordinarie ledamot.
Vilka möten eller beslut det är ska framgå av protokollet. För att suppleanter ska ha god inblick i styrelsens arbete är det praxis att samtliga suppleanter kallas till och deltar vid styrelsens sammanträden.
Arbetsordning för redaktör samt redaktion:
– Insamla, bearbeta samt sammanställa BFR Bladet för tryckning efter styrelsens riktlinjer.
– Sammanställa annonser till BFR Bladet.
– Tillse att BFR Bladet utkommer i rätt tid, 4 ggr/år utan onödiga förseningar. (mar, jun, sep och dec)
– Publicera all viktig information från styrelsen.
– Förhålla sig neutral och i mån av utrymme publicera alla insändare (dock ej sådana med personliga påhopp) i samråd med ansvarig utgivares uppgift.
– Tillse att BFR Bladet håller en acceptabel kvalitet i förhållande till budgeten.
– Tillse att bildmaterial håller så hög kvalitet som möjligt.
– I samarbete med styrelsen utforma annonser till BFR:s egen verksamhet
– Ansvara för klubbens arkiv av trycksaker, manusmaterial, bildmaterial mm (kan delegeras).
– Med hjälp av Kassör eller utsedd ansvarig kontrollera inför varje nummer aktuella ”listor” som uppfödare, gåvomedlemskap, klipplista el. liknande är uppdaterat inför varje tryckning av Bladet.
– Korrekturläsa samt återkomma med förslag om justering.
. – Tidningens innehåll ska förse BFR:s medlemmar med information om klubbens aktiviteter samt delge medlemmarna information som berör klubbens ras.
– Redaktionskommittén ansvarar för distribution av material och kontakt med tryckeriet.
-Korrekturläsning ska ske inom angiven tid av den utsedda gruppen, Förslag på justeringar ska sammanställas och inkomma senast 1 dag efter utskick från ansvarig sättare.
– Korrektur ska tillsändas och vara godkänt av ansvarig utgivare innan tidningen trycks och distribueras till medlemmarna.
Arbetsordning för ansvarig utgivare:
– Föra en fortlöpande dialog med redaktören och redaktionskommitté.
– Korrekturläsa BFR Bladet före tryckning (kan delegeras, dock ej ansvaret)
– Vid byte av ansvarig utgivare skall anmälan lämnas in till PRV på särskild blankett, dessutom skall SKK och SDHK informeras.
-Utforma och utkomma med 4 nummer av BFR Bladet per år. – Tidningens innehåll ska förse BFR:s medlemmar med information om klubbens aktiviteter samt delge medlemmarna information som berör klubbens raser.
Arbetsordning för aktivitetsombuden/länspromenader:
-Sprida kunskap om och fördjupa intresset för vår ras.
– Aktivera medlemmarna på det lokala planet.
– Försöka att planera in minst två aktivitetsträffar/kalenderår.
– Vidarebefordra medlemmarnas åsikter och idéer till styrelsen.
– Lägga fram en budget för planerade aktivitet till styrelsen.
– Redovisa kostnader för genomförd aktivitetsträff till styrelsen.
– Vid aktiviteter där medlemmarna har betalt för att medverka ska ombudet redovisa intäkter och kostnader till kassör.
– Aktivitetsombud/länspromenad ansvarig erbjuds plats att informera om planerande aktiviteter i BFR Bladet och på klubbens hemsida. Även rapporter och reportage från aktiviteter är välkomna.
Arbetsordning för avelsrådgivning:
– Avelsrådgivningen är en integrerad del av BFR:s verksamhet för att främja avel av sunda, mentalt och exteriört goda hundar av klubbens raser, samt bevara rasernas specifika egenskaper.
– Avelsrådgivningen bygger på avelsrådets samlade kunskaper om rasen och om avel i allmänhet och förutsätter engagemang i frågor som rör den egna rasen och kynologisk utveckling i stort.
– Klubbens avelsråd bör i alla delar, vad gäller avelsarbete och avelspolicy, föregå med gott exempel.
– Verksamheten skall inriktas på insamling, bearbetning och redovisning av för aveln väsentlig information.
– Ett sålunda aktivt avelsrådsarbete utgör en resurs, som i samverkan med rasernas uppfödare och hanhundsägare positivt kan påverka rasernas utveckling genom att förmedla en god övergripande avelspolicy samt sprida kunskap om avelsmetoder, praktisk avel och uppfödning.
– Lämna information och råd i avelsfrågor, vilket ska baseras på god kunskap om gällande hälsoprogram, djurskyddsförordning och djurhållningsföreskrifter.
-Informera om innebörden av SKK:s grundregler.
– Följa och ta del av utvecklingen kring avelsfrågor inom SKK samt del av rasens registreringssiffror.
– Med hjälp av uppfödare sammanställa information och erfarenheter kring avelsfrågor samt använda sig av BFR Bladet samt rasklubbens hemsida.
– Vid behov delta vid rasklubbens möten enligt överenskommelse med styrelsen.
– Föra dokumentation under sina möten i form av minnesanteckningar.
– Regelbundet gå igenom avelsrekommendationer och föreslå ev. revideringar.
– Följa upp och utveckla RAS.
-Regelbundet förankra sitt arbete i styrelsen.
– Inför årsmöte tillföra avelskommitténs aktiviteter i verksamhetsberättelsen via styrelsen.
Arbetsordning rasinformatör:
– Vara väl insatt i rasen.
– Informera om rasen med bl.a. raskompendiet.
– Informera om regler för valpförmedlingens på hemsidan (se regler för BFR:s hemsida).
-Utföra de ärenden som styrelsen ålägger dem.
Arbetsordning för utställningsansvarig:
– Vara ledamot av styrelsen eller adjungerad till den.
– Vara föredragande i styrelsen i utställningsfrågor.
– Utse utställningskommitté i samråd med styrelsen.
– Tillsammans med kassör eller annan av styrelsen godkänd person utarbeta förslag till budget för utställningsverksamhet.
– Vara arrangör för klubbens egna utställningar, specialer.
– Ansvara för allt material som tillhör utställningsverksamheten (kan delegeras).
– Tillsammans med styrelsen ansvara för all kontakt med SSK och SDHK rörande klubbens utställningar samt sköta kontakt med domare och funktionärer till klubbens utställningar (kan delegeras).
Arbetsordning för webmaster:
– Ansvara för klubbens hemsida.
– Uppdatera hemsidan så den innehåller aktuella uppgifter.
– Efter överenskommelse med styrelsen göra förändringar/omarbetningar av sidan.
– Förvara lösenorden till hemsidan på ett säkert sätt.
Arbetsordning för ungdomsansvarig:
-Hålla sig uppdaterad om vad som sker inom ungdomsverksamheten.
-Utföra de ärenden som styrelsen ålägger dem.
Arbetsordning valberedning:
– Varje år utvärdera arbetet i styrelsen och kommittéerna genom bl. a stickprovsintervjuer med styrelse- och kommittéledamöter. Ordförande skall härvid alltid intervjuas.
– Valberedningen skall om möjligt göra utskick och samt förfrågningar till medlemmar och efterfråga förslag på kandidater.
– Valberedningen skall alltid kontakta avgående ledamöter i styrelse för att höra efter vilja att stanna kvar för omval.
– Ledamöter som ej blir aktuella för omval skall alltid meddelas detta innan årsmötet.
– Lämna skriftligt förslag på nya ledamöter till ordföranden senast 20 dagar före årsmötet.
– Valberedningen skall börja sitt arbete så tidigt som möjligt.
– Valberedningen ska sammanträda så ofta som behövs för att uppfylla deras åtaganden.